“把收到的電子發(fā)票「打印」出來報賬”是絕大多數(shù)企業(yè)的常見操作方式。根據(jù)財政部、國家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會〔2020〕6號文件要求，僅僅打印紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)難以符合我國新政策和形勢下的電子發(fā)票管理規(guī)范了。

自從文件出臺后，許多財會從業(yè)人員就如何存檔展開了熱烈的討論。更有網(wǎng)友在“設(shè)立專人專崗進行本地化存儲”和“發(fā)票存檔的財務(wù)軟件定制化開發(fā)”方面展開熱烈探討。

首先，專人專崗進行電子發(fā)票存儲，不僅人工成本高、效率低，也極容易出錯。談及發(fā)票存檔軟件，2020年8月剛剛上線的中興通“票小庫”確是成為當前業(yè)內(nèi)熱搜的電子發(fā)票存檔最火爆新品。有不少財務(wù)網(wǎng)友對“票小庫”十分感興趣，并注冊了30天試體驗版。對于這款產(chǎn)品的操作和流程，仍然有不少財務(wù)網(wǎng)友表示既期待又陌生。本次評測，本人虛擬了一個符合財務(wù)入賬流程的日常應(yīng)用場景對票小庫進行一次流程測評，以方便大家結(jié)合企業(yè)自身情況來選擇產(chǎn)品。

首先，打開【e企簡稅】，在已經(jīng)注冊、登錄并且完成企業(yè)關(guān)聯(lián)的客戶端界面，我們點擊進入票小庫。初次登錄時提示我們初次登錄，需要綁定一個郵箱，作為財會操作人員的【統(tǒng)一接收郵箱】。

接下來，從【票小庫】的功能界面可以發(fā)現(xiàn)，財務(wù)一共有三種方式可以實現(xiàn)「發(fā)票歸集」：本地發(fā)票上傳、郵箱自動歸集還有短信歸集。

①當自己公司的業(yè)務(wù)員已經(jīng)把發(fā)票發(fā)給財務(wù)，財務(wù)已經(jīng)保存到自己的電腦上后，可以進行電腦本地上傳，進行【上傳歸集】如圖

②財務(wù)通知自己企業(yè)的所有業(yè)務(wù)部門，大家把發(fā)票發(fā)送至財務(wù)規(guī)定的「統(tǒng)一歸集郵箱」，實現(xiàn)郵箱自動歸集如圖

③各業(yè)務(wù)部門把電子發(fā)票的通知短信文本給到財務(wù)，財務(wù)進行【短信歸集】如圖

可以看到，票小庫發(fā)票歸集的三種方式是針對電子發(fā)票日常首發(fā)提交的三類常見方式。無論從本地上傳，短信歸集還是郵件歸集，都需要財務(wù)提前告知大家，務(wù)必提供電子發(fā)票原件當前電子發(fā)票原件按照國家政策要求只有「PDF」及「OFD」兩種格式，有且僅有發(fā)票原件可以被票小庫讀取識別出來。截圖JPG或文檔等復(fù)制、剪切、PS的錯誤格式發(fā)票都無法實現(xiàn)歸集。這一方面確實幫助財務(wù)工作者實現(xiàn)了發(fā)票的識別和標準化管理。

當接收完發(fā)票后，財務(wù)開始入賬存檔操作。通過【發(fā)票處理】進入「進項發(fā)票處理」，可以看到從三種方式歸集過來的所有發(fā)票的全部列表，列表里包括了已入賬和未入賬的全部發(fā)票。當財務(wù)在企業(yè)自己的財務(wù)系統(tǒng)里已經(jīng)做了記賬操作后，需要來到票小庫做同步關(guān)聯(lián)操作——勾選相應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)票點擊【入賬】?！救胭~】就表明了：這張發(fā)票已閱、已入賬、已存檔。到這一步為止，我們已經(jīng)完成了一張電子發(fā)票的電子存檔。也正是按照財會〔2020〕6號文件里：“單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證”的具體要求完整執(zhí)行。

除了對財會〔2020〕6號文件的執(zhí)行響應(yīng)外，票小庫對于企業(yè)而言，有沒有帶來實際的便利?從實際操作來看，除了更安全規(guī)范，也讓企業(yè)的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫以條理清晰的方式被保存起來，更加便于企業(yè)的統(tǒng)一檢索查閱。檢索查閱的路徑有兩種，一種是【發(fā)票檔案】查詢，另一種是【發(fā)票查詢】。

①【發(fā)票檔案】查詢是以檔案編號和憑證字號為檢索依據(jù)，一條檔案編號里通過點擊【詳情】可以查閱到相關(guān)業(yè)務(wù)所包含的多張發(fā)票信息。

②【發(fā)票查詢】是以發(fā)票代碼、發(fā)票號碼為檢索依據(jù)，從每一條發(fā)票代碼里通過點擊【詳情】可以查閱到一張對應(yīng)的發(fā)票信息。

說到這里我們發(fā)現(xiàn)，沒有票小庫這樣的工具時，財務(wù)可以選擇本地存儲，然后通過重命名、Excel、多個硬盤、多臺電腦等形式完成企業(yè)的電子發(fā)票電子件管理。至于查詢，就要看財務(wù)工作者早期的勤勞程度、整理方法了。有了票小庫，相當于付費使用了一款云存儲工具，幫助企業(yè)和財務(wù)人員用傻瓜式的操作來保存發(fā)票的電子原件，同時保障企業(yè)隨時查閱和調(diào)取發(fā)票信息。

隨著2020年底全國基本實現(xiàn)專票電子化的國家大趨勢下，當一家企業(yè)每年的電子發(fā)票收發(fā)量超過兩百張以上時，錯亂、重復(fù)、真假、丟失等一系列問題肯定會隨之而來。這種情況下，票小庫成為企業(yè)不可或缺、最便利、最低成本的工具。

目前，從電子發(fā)票存檔的市場現(xiàn)狀來看，票小庫已經(jīng)實現(xiàn)了從無到有的突破。首先，這款產(chǎn)品是一個獨立的客戶端產(chǎn)品，當前尚未要求接通企業(yè)財務(wù)軟件系統(tǒng)。票小庫的【入賬】操作支持協(xié)同關(guān)聯(lián)記賬，進行同步操作。其次，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在查收存儲發(fā)票后，配合業(yè)務(wù)報賬及OA流程再通過財務(wù)指定郵箱發(fā)給財務(wù)，從而實現(xiàn)票據(jù)提交的完整流程。不過據(jù)票小庫內(nèi)部消息透露，產(chǎn)品后續(xù)版本將陸續(xù)對接企業(yè)報銷系統(tǒng)、OA等流程管理平臺，以多元功能實現(xiàn)發(fā)票歸集。

票小庫當前只是一款輕量化的1.0版本產(chǎn)品，價格親民以及超長的存檔周期，在不強制關(guān)聯(lián)財務(wù)系統(tǒng)、不讀取企業(yè)過多財務(wù)信息的情況下，能夠?qū)崿F(xiàn)輕量、好用、高效率存檔，已獲得不少企業(yè)和財務(wù)人員的好感。票小庫1.0版本未來如何實現(xiàn)快速迭代和功能升級，以及票小庫的未來市場前景同樣值得關(guān)注和期待。