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最近常有圈子里的朋友跟小編討論一個問題:“為什么越大的企業(yè)越傾向使用專業(yè)報銷系統(tǒng)處理報銷流程,而不使用OA里原有的簡易功能?”這個問題小編已經(jīng)解答了很多次,現(xiàn)在就給大家統(tǒng)一科普一下吧!
在回答這個問題之前,我們先看一下報銷系統(tǒng)和OA的區(qū)別:?
要說報銷流程的管理,其實報銷系統(tǒng)和OA都是可以實現(xiàn)的,關(guān)鍵在于現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)對報銷管理的核心痛點并不在于流程的管理,更多的是通過對報銷過程的管理實現(xiàn)對各項費用的控制。換句話說,企業(yè)希望的是通過對報銷過程的管控,實現(xiàn)各項費用的精細(xì)化管理,進(jìn)而達(dá)到“降本增效”的目的。?
從這點來看,OA顯然是無法滿足的,這也是企業(yè)要用報銷系統(tǒng)而不是OA來管理報銷的原因——報銷系統(tǒng)是更專業(yè)的報銷費控軟件,可以幫助企業(yè)解決業(yè)務(wù)上的問題,從而降低企業(yè)成本。
那么具體可以解決哪些問題呢??
1.發(fā)票真?zhèn)?、重?fù)報銷等問題?
每個月到了報銷的時候,財務(wù)們就會面臨各種問題:不是有假發(fā)票就是同一張發(fā)票重復(fù)報銷,如果每個月都需要手動查詢發(fā)票是否重復(fù)報銷,不僅效率低還會增加人力成本,這是傳統(tǒng)OA無法解決的,而對報銷系統(tǒng)來說,這只是基礎(chǔ)功能。
員工報銷時,只需一鍵導(dǎo)入發(fā)票,系統(tǒng)即可自動識別發(fā)票真?zhèn)?,同時還可以自動查重、驗證企業(yè)名稱、稅號等,免去財務(wù)人工核對發(fā)票、查詢真?zhèn)蔚穆闊蟠筇嵘攧?wù)審核效率。 ?
2.費用標(biāo)準(zhǔn)難以控制?
報銷過程還有一個難題就是費用標(biāo)準(zhǔn)問題,每次報銷的時候總有報銷費用超標(biāo)的情況,尤其是對于出差比較多的員工來說,而一旦涉及到費用超標(biāo)的情況,財務(wù)與報銷人員撕扯是常有的事兒,一個覺得公司財務(wù)制度神圣不可侵犯,一個覺得我為公司帶來這么多收益,費用只是超一點點有什么關(guān)系......
這種情況不僅影響員工關(guān)系,而且長此以往公司財務(wù)預(yù)算必定超額,財務(wù)制度更是很難執(zhí)行。這個時候,一款能控制員工各項費用標(biāo)準(zhǔn)的報銷系統(tǒng)就非常nice了,只需將對應(yīng)費用類型、相關(guān)人員的各項費用標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中預(yù)置好,系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)對費用標(biāo)準(zhǔn)管控的力度,支持“剛?cè)岵?jì)”的管控方式,完美解決這一問題——畢竟制度和標(biāo)準(zhǔn)制定的意義就是為了約束,如果沒辦法約束,那這些標(biāo)準(zhǔn)的制定也就沒有意義了。 ?
3.預(yù)算超額風(fēng)險很難控制?
預(yù)算是公司很重要的財務(wù)管控指標(biāo),預(yù)算超額也是財務(wù)經(jīng)常會遇到的問題。事實上,如果預(yù)算只是一個季度或年度數(shù)字,無法實時有效控制的話,超額只是這一次或下一次的問題,而導(dǎo)致預(yù)算超額的最大癥結(jié)就是所有費用無法實時占用預(yù)算。
很多時候,員工那里已經(jīng)生成了消費,事后拿來報銷的時候才驚覺當(dāng)下已經(jīng)沒有預(yù)算,所以從長期來看,無論是員工關(guān)系還是公司的預(yù)算管控都需要在事前進(jìn)行預(yù)算的管控,以免預(yù)算超額。 ??
4.ERP系統(tǒng)對接和線上支付?
最后一點,是系統(tǒng)的對接能力。報銷系統(tǒng)可提供標(biāo)準(zhǔn)的API接口,直接對接各類財務(wù)軟件和線上支付平臺,實施周期短、成本也比較低。?
報銷系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接,可實現(xiàn)期初科目映射、輔助核算項設(shè)置,單據(jù)一鍵生成財務(wù)憑證,實現(xiàn)自動化記賬,可節(jié)省財務(wù)95記賬時間。?
報銷系統(tǒng)所具備的線上支付能力,不僅支持多數(shù)銀行,還能通過支付寶進(jìn)行轉(zhuǎn)賬付款;同時,可通過費用單據(jù)直接驅(qū)動對公、對私付款,批量快捷支付,降低手工操作風(fēng)險。?
以上內(nèi)容從四個點解釋了一下為什么用報銷系統(tǒng)而不是OA做企業(yè)的報銷管理。當(dāng)然,報銷系統(tǒng)與OA的區(qū)別絕不僅僅這四點。報銷系統(tǒng)的本義也并非要取代OA,OA擅長做流程審批,報銷系統(tǒng)則是專業(yè)的精細(xì)化財務(wù)管理軟件,所以相對來說更適合做企業(yè)的報銷管理。
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